Le rôle de l'auditeur interne dans l'élaboration du manuel de procédures

Résumé du document

Le manuel de procédures se présente sous la forme, pour chaque tome, d'un classeur à feuillets amovibles (que l'on peut enlever ou remettre à volonté), pour des besoins de mise à jour.
Pour chaque feuillet, il est mentionné la date d'élaboration de la procédure, la date d'approbation et la date de modification (éventuellement).

1.4 Importance du manuel de procédures

- Comme élément constitutif du diapositif de contrôle interne de l'entreprise
Le manuel de procédures est la forme la plus achevée de la normalisation et de l'uniformisation des procédures. En plus de son aspect descriptif, il intègre les points de contrôle couvrant tous les espaces de risques potentiels et offre ainsi une sécurité dans le dispositif de contrôle interne de l'entreprise.

- Importance pour l'utilisateur
L'utilisateur, s'appropriant le manuel de procédures, s'affranchit des interprétations possibles sur telle ou telle procédure.
Il trouve en effet dans le manuel, un bréviaire, un guide pratique qu'il entretient lui-même en l'enrichissant, le cas échéant, pour l'adapter à ses besoins (par exemple : l'utilisateur peut demander la modification d'une procédure en vue d'en améliorer l'efficacité pratique).

- Importance pour l'auditeur
On contrôle toujours sur la base de quelque chose. Un contrôle ne se fait pas ex-nihilo (à partir de rien).
Dans l'évaluation du contrôle interne de l'entreprise, la phase préliminaire consiste en la revue des procédures. A ce niveau, l'existence d'un manuel de procédures permet une rapide et meilleure prise de connaissance du système de contrôle interne

Extraits

[...] Une telle appréciation peut, dans le cadre d'un audit externe, amener à la formulation d'une opinion favorable sur la fiabilité et la sincérité des comptes. II. LE ROLE DE L'AUDITEUR INTERNE DANS L'ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURES Le rôle de l'auditeur interne se situe à toutes les phases du processus d'élaboration et de mise en œuvre du manuel de procédures Phase d'élaboration du manuel de procédures Elle commence par la description par les opérationnels eux-mêmes, de la manière dont ils traitent leurs transactions. [...]

[...] Le rôle de maitre d'œuvre de l'auditeur interne requiert de sa part organisation et méthode en vue de maitriser les délais. L'objectif final étant de produire des procédures de qualité dans un délai raisonnable. LES ETAPES DE L'EVALUATION DU CONTROLE INTERNE 1. La prise de connaissance des procédures Objectif = quelles sont les procédures ? Description des procédures Elle se fait par le biais d'un manuel de procédures ou par une entrevue avec les responsables de la fonction intéressée. Les moyens utilisés sont l'interview et les questionnaires descriptifs (flow-chart). [...]

[...] Avant de répondre à cette interrogation, commençons par définir ce qu'est un manuel de procédures, son objectif, sa structure et son importance. I. PRESENTATION GENERALE DU MANUEL DES PROCEDURES 1. Définition Avant de définir le manuel de procédures, il convient de définir la notion de procédures. Une procédure est un enchaînement de tâches élémentaires standardisées, déclenchées en amont par l'expression d'un besoin quelconque, limitée en aval par l'obtention d'un résultat attendu. Le manuel de procédures peut être défini comme un référentiel à usage commun pour tous les acteurs au sein de l'entreprise : - la Direction Générale - les services opérationnels - les auditeurs internes Le manuel de procédures est un document qui, sous la forme d'instructions claires et précises, contient l'ensemble des opérations courantes de l'entreprise. [...]

[...] Les contrôles révélateurs Ces contrôles concernent les points faibles résultant d'un défaut de conception du système L'évaluation définitive L'auditeur mentionne : - les forces du système qui sont à la fois théoriques et pratiques, - les faiblesses imputables soit à un défaut de conception soit à une mauvaise application des procédures L'analyse des faiblesses Elle concerne deux types d'anomalies : - les faiblesses de conception décelées lors de l'évaluation préliminaire, - les faiblesses d'application résultant du non respect des procédures mises en place par l'entreprise. Ces faiblesses peuvent engendrer des erreurs qu'il convient d'analyser en profondeur en fonction : - de leur cause (erreurs intentionnelles ou accidentelles), - de leur forme (erreurs arithmétiques, d'imputation ou de transcription). L'analyse de ces erreurs permet à l'auditeur de faire une appréciation "qualitative" des risques et suggérer des actions correctives. Il doit en tenir compte dans son programme de travail. [...]

[...] C'est pourquoi dans les manuels de procédures, il est prévu une procédure spéciale de mise à jour. Qui prépare la mise à jour ? C'est soit le chef d'unité chargé de l'application de la procédure, soit la cellule d'audit interne sur l'initiative d'un auditeur ou sur proposition d'un agent extérieur à l'unité concerné. Quand fait-on la mise à jour ? On fait la mise à jour dès lors qu'une procédure est identifiée comme : - incomplète - désuète - inadapté. [...]