Cartographie des processus - publié le 12/03/2013

Thèmes abordés

Cartographie des processus, service achat, préconisations, qualité des étapes, cheminement d'un processus

Résumé du document

Directeur des achats:
1. Examiner le travail d'évaluation des besoins de Me J. pour le valider et autoriser l'achat.
3. Déposer l'évaluation des besoins validée et signée à Mr. D.
3. informer par téléphone interne Me. O. que le règlement de la commande est autorisé.
6. Recevoir mail de marchandises arrivées par Mr.K.
8. recevoir appel de validation livraison/commande de Me.O => autorisation du réglement.

Extraits

[...] Le système de casier n'est pas judicieux pour une entreprise qui énormément, Mr D envoie 2/3 fois par semaine des copie de commandes dans le casier de Me. O. Risque de se tromper en envoyant l'original, et de le perdre. Risque de s'embrouiller dans tous les documents dans le casier. Perte de temps et d'efficacité logistique. Le fait d'utiliser le téléphone, l'email, les casiers pour se transmettre les informations engendre une perte d'énergie et de tempsen allant déposer dans les casiers. [...]

[...] Transmettre bordereau de livraison à Me.O - Casier (reçu d'évaluation par Me.J) - Tampon rouge pour valider - stylo pour signer - téléhpone interne - Messagerie mail Me. J - Feuille de papier - Casier (reçu d'évalutation Valider par Mr.X) - téléhpone interne (informe Mr.K) - Casier (Dcoument des caractéristiques physiques de la commande par Mr.D) - téléphone interne(reçoit les appels de Mr.D) - Messagerie mail Mr. D Mr. K Receptionnaire Magasin M.O 3. recevoir appel de Mr commande autorisé 5. Recevoir copie de la commande par Comptable (Chargé Mr.D du règlement de la 7. [...]

[...] 2)Schéma de la cartographie des processus EXIGENCE CLIENT Me J Gestionnaire des Achats Dossier Evaluation des besoins (casier) Mr X Directeur des Achats Dépose dossier (casier) Règlement autorisé (téléphone interne) Mr D Gestionnaire d'achats (Chargé de l'acte d'achat et du suivi de la commande) Informe d'une livraison (téléphone interne) Mr K Réceptionnaire Magasin Envoi Copie de Commande (casier) Me O Comptable (Chargé du règlement de la commande) Transmet le bordereau de livraison (casier) Autorisation du règlement (téléphone interne) Informer Marchandises arrivées (mail) Mr X Directeur des achats Validation Bordereau de Livraison de la Commande SATISFACTION CLIENTS Avis personnel et préconisations sur la qualité des étapes du processus Utiliser la cartographie des processus : Une fois la cartographie établie, le fonctionnement de l'entreprise et le principe de transformation vue au sens large apparaissent plus clairement. Les interfaces, lieu de tous les obstacles à la fluidité se montrent au grand jour. Le processus n'est pas isolé. Il est déclenché par un événement, accomplit un certain nombre d'activités de transformation à valeur ajoutée et délivre un résultat. Le processus peut aussi se définir comme un enchainement dans le temps d'activités connexes pour délivrer un produit ou un service apportant une valeur ajoutée. [...]

[...] O et Autorise le règlement des marchandises. Mr X se disperse de sa mission principale, la satisfaction client. On a l'impression qu'il manque de confiance en son équipe. Et travail même pour elle en allant lui même déposer des dossiers dans les casiers. L'idéale serait qu'il soit averti de toute action par mail. Et qu'il laisse les gestionnaires d'achats travailler entre eux. Les tâches de vérification sont normales, ils se doient de vérifier, signer et d'autoriser les commandes et les réglements car il est le premier responsable. [...]

[...] Chaque employé possède son adresse qui permet au responsable et à toute personne de l'équipe de communiquer ensemble afin d'être au courant des tâches accomplies. Le téléphone est utilisé pour des raisons plus urgentes. Préconisations des missions : Mr.D avertit d'abord le receptionneur de nouveaux arrivage de marchandises et ensuite envoit les copies des commandes au comptable. Il devrait envoyer tout d'abord les copies des commandes au comptable pour qu'il valide la possibilité d'acheter ces marchandises en fonction des chiffres et ensuite avertit le receptionneur de l'arrivage des marchandises pour ne pas se retrouver avec des marchandises non facturé. [...]