Procédure d'approvisionnement dans les hôtels

Thèmes abordés

Procédure d'achat, restaurant, hôtel, procédure d'appel d'offres, Commission des achats, denrées périssables, demande d'achat, bon de commande, réception des marchandises, achats des denrées périssables, approvisionnement dans les hôtels, approvisionnement dans les restaurants, service Food and beverage, service F and B, contrôle des achats, contrôle F and B, contrôle food and beverage, chef de cuisine

Résumé du document

Guide sur la politique d'approvisionnement et la procédure standard d'achat dans les hôtels et les restaurants.
Extrait:

Achats des denrées périssables

Il s'agit de toutes les denrées périssables achetées au jour le jour , non destinées à être stockées ,et directement utilisées par la cuisine .pour ces achat, la liste du marché fait fonction de demande d'achat pour exécution.

Elle est établie en3 exemplaires :

- L'original est remis au chef des achats
- Une copie est remise au contrôleur F*B
- Une copie reste chez le chef de cuisine

Le chef de cuisine doit porter sur la liste du marché les qualités demandées et le stick existant pour chaque article à acheter.

La réception des articles de la liste du marché doit être effectuée par le chef de cuisine ou son adjoint et le contrôleur ou son adjoint et le contrôleur F*B. Elle doit être matérialisée par un bon de réception établi par le contrôleur F*B et signé conjointement par le chef de cuisine et le contrôleur F*B

Extraits

[...] * la réception des marchandises doit être effectuée par le chef des achats, le chef économe , le chef contrôleur ou le contrôleur F*B et le chef du service concerné. Elle doit être matérialisée par un bon de réception établi et signé par le chef économe, qui doit comporter : Le nom du fournisseur La date de réception Le numéro du bon de livraison Le numéro du bon de commande La qualité reçue par article La nature des articles reçue Le prix unitaire (HT et TTC selon le cas) Le coût total (HT et TTC selon le cas) Le type de livraison (total, partielle, solde) F a c t u r e s Tout achat quel que soit sa nature y compris les achats de denrées périssables et toute opération de réparation ou de maintenance doit être matérialisée par une facture du fournisseur établie en bonne et due forme. [...]

[...] Guide de la procédure d'achat et d'approvisionnement dans les hôtels et les restaurants Plan : I - Principe général 1 / - Champ d'application de la procédure d'appel d'offres - Achats exceptionnels II Instruments et méthodes de travail - Commission des achats - Méthodes de travail communes a tous les achats exception faite des achats de denrées périssables - La demande d'achats _ Le bon de commande Livraison et réception et réception des marchandises F a c t u r e s -Cas des achats des denrées périssables I - Principe général Tout achat, quel que soit sa nature, doit impérativement se faire selon les règles de l'appel d'offres sauf cas exceptionnels énoncés ci- dessous 1 / - Champ d'application de la procédure d'appel d'offres La pratique de l'appel d'offres doit obligatoirement et nécessairement s'appliquer à tout les chats de denrées , de matériels et de produit d'utilisation et de consommation courantes, permanentes et prévisible ,à savoir : Nourriture (viande, volaille, poulets, oeuf, épicerie) Boissons Fournitures de bureau Imprimés Prestations clients Produits d'entretien Produire de buanderie Pièces et fournitures, d'électricité et de plomberie D'usage et de consommation courante L'acquisition du petit matériel d'exploitation (verrerie , vaisselle argenterie ,inox ,linge , uniformes) prévu dans le cadre du budget annuel d'investissement et dont l'achat direct par les hôtels est autorisé par la direction générale du siège - ACHATS EXCEPTIONNELS Il s'agit des achats spécifiques, ponctuels et imprévus de produits et matériels qui ne peuvent faire l'objet d'appels d'offres. Pour ces achats exceptionnels ? Il faut recourir à la consultation d'un moins 3fournisseurs. II Instruments et méthodes de travail - Commission des achats Une commission d'achats composée du directeur général, du sous directeur administratif et financier, du chef des achats et des chefs de services doit être constituée au niveau de chaque hôtel. [...]

[...] Elle est établie en3 exemplaires : - L'original est remis au chef des achats - Une copie est remise au contrôleur F*B - Une copie reste chez le chef de cuisine Le chef de cuisine doit porter sur la liste du marché les qualités demandées et le stick existant pour chaque article à acheter. La réception des articles de la liste du marché doit être effectuée par le chef de cuisine ou son adjoint et le contrôleur ou son adjoint et le contrôleur F*B. [...]

[...] Une fois approuvée et signée par la direction générale, le chef du service des achats passe à l'étape du bon de commande. _ Le bon de commande * Celui-ci est établi parle seul chef du service des achats en 4 exemplaires : L'original doit être remis au fournisseur Une copie doit être remise au chef économe ou magasinier Une copie doit être remise au contrôle. Une copie doit demeure chez le service achats dans le carnet de bons de commande Le bon de commande doit reprendre fidèlement toutes les informations portées sur la demande d'achat et préciser également : La date de commande Le délai de livraison Les conditions de paiement Le numéro de la demande d'achat s'y rapportant La qualité commandée Le prix unitaire (HT ou TTC selon les marchandises) Le coût total Les conditions de transportes besoin est (à charge fournisseur ou à charge hôtel). [...]

[...] Facture du fournisseur - La demande d'achat Est le document de base qui détermine le travail du service des achats. Elle doit respecter le circuit suivant : Service demandeur= = + Service des achats = Service demandeur pour accord sur qualité= = + Service des achats = =+S/DAF (control budgétaire)= direction générale. La demande d'achat doit être établie par chaque chef de département en 4(quatre) exemplaires : - l'original est remis au service des achats - Une copie est remise chef économe ou au magasinier - Une e copie est remis au contrôle - Une copie doit être demeure chez le département demandeur dans le carnet Le département demandeur doit nécessairement faire figurer sur la demande d'achat les informations suivantes : - Date de la demande - La nature de l'articla ou des articles demandés - La qualité souhaitée - Le stock existant - La, raison et la destination des articles demandés - La signature du chef du département demandeur Les carnets de demandes d'achats »doivent être délivrés contre décharge à chaque chef de département concerné, classé et archivés au niveau de chaque département Une fois établie, la demande d'achat doit être remise au chef du service des achats qui doit : - s'assures qu'elle est remplie correctement - Pour les articles ayant faire d'objet d'appels d'offres y porte les prix des fournisseurs déjà retenus par la commission d'achats -pour les autres articles y porte les prix des 3 fournisseurs consultés en joignant obligation leurs devis respectifs. [...]