Facture électronique et dématérialisation et les aspects économiques de la dématérialisation (2010)

Résumé du document

Jusqu'à ces dernières années et l'évanescence des réseaux informatiques véhiculés par les ordinateurs, l'intégralité du commerce se faisait à travers le support papier. Aujourd'hui la dématérialisation s'impose comme un courant novateur au sein des entreprises. Mais qu'y a-t-il réellement derrière l'idée de dématérialisation ? « La dématérialisation, c'est le remplacement du support papier par un fichier informatique à l'occasion de l'échange ou de la conservation des informations » (Guideinformatique.com annexe 3). Ce nouveau support d'information « électronique » utilise de la matière par le biais de ses unités de stockage mais n'a plus recours aux supports papiers. A noter également que la dématérialisation ne caractérise pas l'échange d'informations à l'intérieur même d'une entreprise, mais entre elle et ses partenaires. Aujourd'hui ce phénomène est encore minoritaire face à la présence du support papier. Il est néanmoins désormais possible de dématérialiser n'importe quels documents. Qu'il soit de nature commerciale à l'image des commandes et factures. Cette revue de presse se concentrera majoritairement sur l'étude de cette dernière. Qu'il soit de nature administrative à l'image de la déclaration de TVA ou encore des bulletins de salaire. Qu'il soit de nature légale tel que les flux monétaires ou qu'il soit sous toutes autres formes courantes tel que la publicité, les lettres de réclamations, les services, les transactions ou encore les œuvres intellectuelles.
La dématérialisation a apporté de nouveaux enjeux notamment économiques et écologiques et est désormais vue comme un choix stratégique, mais s'accompagne automatiquement de nouvelles contraintes, notamment des contraintes légales avec la notion de valeur de l'authenticité et des contraintes de gestion et de stockage. Grâce à la dématérialisation on estime qu'à terme la facture classique (papier) devrait laisser place à la facture électronique. Cette de revue de presse tend à faire le point sur les aspects de la dématérialisation et sur son impact vis-à-vis de la facturation des entreprises.

Extraits

[...] La dématérialisation entraîne également une nécessité de restructuration au sein des entreprises. Elle entraîne une remise en cause des métiers et des compétences internes. Celle-ci occasionne une nécessité de polyvalence des employés devant maîtriser des aspects technologiques, légaux et organisationnels, une synchronisation des compétences est indispensable. Un projet de dématérialisation nécessitera la mise ne place d'une équipe pluridisciplinaire composée de comptable, de juriste et fiscaliste et de technicien informatique. Les employés peuvent développer une aversion aux changements, par crainte de la perte de leur zone de compétence voir de leur fonction. [...]

[...] La facture électronique est la forme de dématérialisation la plus en hausse en ce moment, certains aspects lui sont propres. La facture électronique La dématérialisation des factures intéressent et touchent toutes les entreprises par sa capacité à réduire de façon importante les coûts de gestion. Longtemps privilège des grandes entreprises, la facture électronique se généralise de plus en plus au sein des PME. Cet outil est ainsi de plus en plus utilisé notamment à travers l'utilisation de plateforme de prestataires comme B-process. [...]

[...] Contraintes et législation entourant la dématérialisation Les précautions de dématérialisation dépendent de la valeur attribuée au document numérisé. Un document électronique peut avoir la même valeur qu'un document papier s'il remplit trois conditions: la possibilité de restituer une copie fidèle à l'original, la capacité d'identifier l'auteur (notamment par le biais de la signature électronique) et la garantie de la provenance du message. Si un document répond à ses trois conditions il est considéré comme ayant une valeur juridique intrinsèque. S'il y a confusion ou désaccord sur la valeur du document il faut recourir au droit commercial, c'est le juge qui dans ce cas-là apprécie l'authenticité du document. [...]

[...] toutes ces questions représenteront des risques que la technologie devra surmonter pour que la dématérialisation systématique des entreprises devienne effective. [...]

[...] Concernant la dématérialisation de facture, on distingue les dématérialisations entrantes et sortantes. La dématérialisation de facture entrante correspond à la numérisation de facture papier venant de l'extérieur et qui oblige la conservation de l'exemplaire papier qui conservera la valeur juridique. La dématérialisation de facture sortante est directement réalisée électroniquement et ne s'accompagne pas d'exemplaires papiers, c'est donc une dématérialisation dite fiscale Le groupe carrefour a ainsi dématérialisé près de 80% de ses factures entrantes (selon une étude menée par Markess International). [...]