Procédures et techniques d’achat

Résumé du document

Lors d'une décision d'achat, certaines étapes sont nécessaires au bon déroulement et la réussite de celui-ci. Ainsi plusieurs éléments doivent être pris en compte pour que l'achat se passe bien et que l'entreprise soit satisfaite de son action. Ces procédures sont étudiées par la fonction achat de l'entreprise qui va devoir remplir certaines missions comme l'acquisition d'un bien ou service demandé, l'étude de la qualité voulue, la quantité souhaitée, le coût et les délais attendus. Cette mission fondamentale doit être adaptée selon la nature technique du bien ou du service concerné, selon son importance et la spécificité du marché fournisseur. La fonction achat doit donc analyser les processus de décision d'achat et les objectifs fixés. Ceci va impliquer un enregistrement des besoins d'achats, l'étude des marchés fournisseurs et des négociations.
Ainsi, quelles sont les différentes étapes dans le processus d'achat et quelles sont les techniques à envisager ?
Pour répondre à cette question nous verrons dans un premier temps la procédure générale d'achat. Dans un deuxième temps nous verrons l'évaluation et la sélection des fournisseurs. Enfin, dans un troisième temps nous verrons le rôle du prix dans l'achat et le contrôle de qualité.

Extraits

[...] Les objectifs fondamentaux sont atteints par un contrôle dont les techniques peuvent être extrêmement variées. Dans certains cas, le contrôle pourra s'appuyer sur un test de fonctionnement systématique (contrôle à 100%). A l'opposé, il sera parfois impossible d'effectuer un contrôle systématique du fait du caractère nécessairement destructif du test, ou du coût exorbitant. Dans la majorité des cas les tests ne seront pas destructifs mais la réduction des coûts amènera à mettre en place un contrôle statistique sur échantillon. En matière de contrôle statistique, il y a deux grandes familles de tests couramment pratiqués : - Les tests sur les attributs d'un produit ou d'une fourniture qui vont vérifier le respect d'une spécification par une réponse de type oui- non Le produit est-il acceptable ou non par rapport à telle caractéristique ? [...]

[...] Mais toute évaluation suppose d'abord de réfléchir à l'ensemble des critères sur lesquels on compte évaluer les divers fournisseurs, et parallèlement à définir ce que l'on appelle un bon fournisseur pour un achat. A. Critères d'évaluation d'un fournisseur Traditionnellement, un bon fournisseur doit proposer le produit demandé, dans la qualité spécifiée et les délais impartis. Il a des prix acceptables et réagit de façon souple à toute modification souhaitée. Au mieux, il met sa puissance de recherche et de développement au service de l'entreprise, prend des initiatives pour améliorer le service offert et le produit, et plus généralement fait siens tous les problèmes de l'entreprise cliente. [...]

[...] Tous les produits achetés ne posent pas les mêmes exigences en termes de contrôle. Des achats de marque vont pouvoir parfois être approvisionnés sans contrôle. Quelquefois, les bonnes relations et les performances passées permettent de faire confiance à certains fournisseurs en espaçant progressivement les contrôles. Mais il est souvent nécessaire d'effectuer un contrôle de qualitatif à la réception. Ce contrôle a un double objectif : - S'assurer que les approvisionnements ont bien le niveau de qualité requis et ainsi éviter que des composants ou matières non satisfaisants soient intégrés au produit et que l'on s'en rende compte trop tard lors de contrôle d'encours ou de produits finis. [...]

[...] Prix et coût d'achat. Quel que soit la justesse du prix négocié, la notion du prix d'achat au sens strict est trop limitative. En effet, l'objectif réel de l'acheteur pourra être de viser une obtention d'un coût d'achat satisfaisant. En plus du prix unitaire, l'achat peut se faire à un coût différent selon le coût induit par l'achat, les conditions de paiement, les remises ou ristournes. Les coûts induits sont tous les éléments de coûts liés à l'approvisionnement concerné, non-inclus dans le prix unitaire, mais qui doivent entrer dans le bilan économique de l'opération. [...]

[...] Utilisation des résultats du contrôle. Les résultats du contrôle de qualité vont avoir plusieurs utilisations : - Ne mettre à la disposition des utilisateurs, et donc stocker en magasin, que des articles ayant atteint le niveau de qualité requis. - L'enregistrement des taux de rebus et fournir une information de base pour l'évaluation des fournisseurs par tenue à jour du fichier correspondant - Dans le cas d'une commande soldée et honorée au niveau de qualité requis, le bon d'acceptation du lot permettra de déclencher le règlement de la facture - Dans le cas contraire, le déclenchement d'une procédure prévue normalement aux conditions générales de la commande. [...]