La fonction achat (2005)

Résumé du document

La fonction Achat, qui est depuis toujours une fonction indispensable à l'entreprise, joue désormais un rôle stratégique de premier plan. En effet, la part grandissante des achats dans le chiffre d'affaires des entreprises (60% du chiffre d'affaires des entreprises européennes), la nécessité de toujours trouver des sources d'approvisionnement meilleures à l'international ainsi que la dimension technologique des produits développés ont rendu cette fonction essentielle.
Aujourd'hui, elle est devenue une fonction aux multiples facettes mais aussi un secteur incontournable pour assurer la compétitivité de l'entreprise. En effet, dans un environnement économique de plus en plus compétitif, les achats contribuent de façon décisive à la performance économique de l'entreprise en réduisant les coûts d'Achat qui ont un impact direct sur la marge opérationnelle.
Pour être efficace, une politique des achats doit comporter de nombreux points. Tout d'abord, il convient de rechercher et de conserver les fournisseurs qui répondent le mieux aux besoins des clients internes dans les meilleures conditions économiques. Dans le cadre d'une démarche ISO, la consolidation des évaluations des fournisseurs est primordiale pour mesurer leur performance. La fonction Achat attache donc une grande importance à l'aptitude des fournisseurs à l'accompagner dans le développement de ses activités.
En parallèle, elle s'efforce d'optimiser de façon constante les processus administratifs par la réduction des délais et des coûts. Tout ceci, dans le but d'améliorer les performances financières et d'atteindre les objectifs de l'entreprise.
Plus qu'un intermédiaire entre les services internes et les fournisseurs, elle se positionne comme un « faciliteur » : identification et centralisation des besoins, veille sur le marché, mise à disposition de nouveaux outils…
A court terme, la fonction Achat permet de procurer les produits demandés, conformes en quantité, qualité et délai avec le niveau de service et de sécurité d'approvisionnement. A long terme, elle permet d'informer l'entreprise des modifications du marché amont, des menaces, des opportunités et permet de faire des propositions.
La politique des achats a donc pour objectif d'acquérir les biens et services nécessaires à l'activité de l'entreprise et à la satisfaction de ses clients, au meilleur coût. Cela passe par une préoccupation permanente de la qualité des produits, de la sécurisation de l'approvisionnement et de la réduction des coûts d'exploitation dans le cadre de relations fondées sur la confiance mutuelle et l'engagement réciproque.
Selon le cabinet de conseil en stratégie et organisation achats « Crop and Co », la stratégie achats doit être étroitement alignée sur celle de l'entreprise pour contribuer efficacement à sa performance. Il n'existe pas un modèle idéal mais des services achats positionnés là où la stratégie de l'entreprise l'exige.

Extraits

[...] Un système de pondération permet de hiérarchiser les priorités et de mettre l'accent sur les principes fondamentaux dans les achats, touchant en particulier au respect des principes d'éthique des affaires (libre concurrence, confidentialité et équité lors de la comparaison des offres Il ne s'agit pas d'évaluer le respect des règles par la seule direction Achat mais bien par tous les acteurs participant aux processus d'achat. Prenons l'exemple d'un grand groupe mondialement connu : TOTAL qui s'efforce de respecter l'éthique dans sa fonction achats. [...]

[...] - La décentralisation : qui vise à faire jouer la concurrence locale en créant des pôles compétents. Cette option a pour avantage de favoriser la proximité terrain et de faciliter l'intervention technique des utilisateurs. - L'externalisation : consiste à confier à un opérateur spécialisé une partie des tâches de l'entreprise qui ne correspondent pas à son cœur de métier. Cette pratique est fortement liée à l'ouverture internationale, les acheteurs font appel aux fournisseurs de produits dans le monde entier. - La gestion en réseau : qui se réalise par l'intermédiaire de groupe de projet. [...]

[...] Il s'agit par exemple de détailler les procédures internes pour la passation de marchés adaptés, de définir des seuils intermédiaires, une commission des achats, un guide pratique des procédures internes La dématérialisation de la fonction achat Bien que les TIC bouleversent depuis quelques années les méthodes de travail dans l'entreprise, les comportements traditionnels de la fonction achat ne sont pas pour autant abolis en matière de recherche d'informations. Le Web ne propose pas toujours l'information exhaustive sur les fournisseurs. L'Internet s'utilise donc en complément des sources traditionnelles que sont les journaux professionnels et spécialités : lettres d'informations, annuaires, catalogues, plaquettes sans oublier les foires, les expositions et les salons. Toutefois, avec les TIC, et plus particulièrement l'Internet et l'intranet, on observe une structuration de plus en plus forte dans la gestion et la diffusion des informations en interne. [...]

[...] Les documents particuliers sont les cahiers des clauses administratives particulières (CCAP) qui fixent les dispositions administratives propres à chaque marché, les cahiers des clauses techniques particulières (CCTP) qui fixent les dispositions techniques nécessaires à l'exécution des prestations de chaque marché. Après sa conclusion, le marché est éventuellement modifié par un avenant. B - Les critères du choix de la procédure d'achat Un établissement public doit appliquer le code des marchés publics et respecter les grands principes de la commande publique. [...]

[...] Les critères de sélection, d'évaluation et de réévaluation doivent être établis. Les enregistrements des résultats des évaluations et de toutes les actions nécessaires résultant de l'évaluation doivent être conservés." Il s'agit pour l'entreprise de prendre des dispositions pour s'assurer que les produits achetés qui interfèrent sur la qualité du produit fini sont conformes. Pour cela, un moyen est exigé : l'évaluation amont, aval des fournisseurs. Ces moyens portent en effet sur une évaluation : Initiale des fournisseurs sur leur capacité et aptitude à répondre aux exigences de l'entreprise et du produit acheté. [...]