Les différentes étapes de l'audit des fournisseurs

Thèmes abordés

Les clés de réussite

Résumé du document

L'audit est une opération de vérification du fonctionnement d'un service, ou d'une entreprise toute entière. Cette opération est menée par des auditeurs, généralement des personnes formées à cette fin, et peut avoir des visées différentes :

-soit vérifier le respect de réglementations, de règles de fonctionnement ou de procédures internes;

-soit s'assurer de l'efficacité de l'entité auditée;

-soit estimer ses chances de succès à long terme;

-ou simplement prendre connaissance des principales données de fonctionnement de l'entité auditée.

Un audit peut concerner l'ensemble du fonctionnement de l'entité auditée, ou se focaliser sur tel ou tel aspect de ce fonctionnement.

Extraits

[...] Très souvent le fait de grands clients allant auditer des PME, ils peuvent être accompagnés de conseils d'amélioration ou d'investissements dans le domaine logistique, améliorations ou investissements qui bien entendu donneront lieu à des réductions des prix de vente du fournisseur concerné. PARTIE 3 PENDANT L'AUDIT LE DÉROULEMENT DE L'AUDIT Le jour de l'audit, un strict respect du planning annoncé s'impose. Après une brève introduction auprès du responsable commercial, et/ou du directeur de l'usine, ou de la société auditée, on passera rapidement aux autres entretiens prévus, en appliquant aussi strictement que possible les principes suivants : - s'en tenir aux faits chaque fois que possible, en s'efforçant de s'interdire tout détour par les ressentis ou les opinions. [...]

[...] Ce sont ces entités qui seront examinées plus en détail dans les chapitres suivants. Mais il faut également savoir que tous ces éléments financiers doivent être publiés [c'est une obligation légale pour les entreprises], et doivent l'être à des moments définis au préalable, c'est-à-dire à la fin de chaque exercice : un exercice est pour une entreprise une période d'un an généralement, mais qui ne va pas forcément du 1er janvier au 31 décembre. Attention toutefois aux fournisseurs qui ne publient pas leurs résultats : ils encourent une amende faible [de l'ordre de 1000 et généralement il n'y a à cette non-publication que deux motivations possibles : - soit les résultats sont très très bons, et alors il faut négocier à fond ; - soit les résultats sont désastreux, et il faut alors se méfier beaucoup ! [...]

[...] Bien entendu, pour tous ces entretiens, ou ces visites (des visites d'ateliers par exemple, pour se faire présenter les moyens de production, vérifier la présence sur les postes de travail de gammes opératoires, de fiches machines, etc., ne sont pas exclues, loin s'en faut), on suivra les plans d'entretien préalablement établis, à partir des listes de points à vérifier. L'appui des questionnaires d'approfondissement est évidemment essentiel ! Mais pour tous ces entretiens (ou ces visites), on n'oubliera pas que l'objectif essentiel est d'obtenir des preuves de ce qui est avancé par le fournisseur, ou à tout le moins des éléments de conviction aussi forts et étayés que possible. [...]

[...] La passivité de l'audité On maintient la pression en faisant des investigations très approfondies sur des cibles précises. On peut aussi, courtoisement mais fermement, faire remarquer à l'audité son manque apparent de coopération, et demander à en connaître la cause. Attention à ne pas déclencher une crise un concert de récriminations (on entre alors dans le mode affectif), et surtout à ne pas s'y impliquer, d'autant plus que l'on est extérieur à l'entreprise du fournisseur, mais en position de puissance puisqu'on est le client ! [...]

[...] L'obstruction C'est un des pièges les plus fréquents en audit fournisseur. Des développements excessifs de l'audité, sur tel ou tel point de détail, sous couvert d'une coopération pleine et entière, peuvent viser à jouer la montre, pour éviter d'avoir à répondre à des questions plus gênantes preuve indubitable qu'il y en a ! Il faut donc essayer de détecter quels sont ces points que l'audité cherche à éluder. Pour y arriver, il faut couper court avec courtoisie, revenir à l'essentiel du débat, et surtout le faire progresser. [...]